インテリジェント・バインダー 」 で、
文書管理の効率が飛躍的に上昇します。







(1) 新しい文書管理のコンセプト  (一度保存した文書は必ず見つかります!

従来の問題: 今までよくあった、「あれ、あのファイルはどこに保存したのかな?」は起こりません。 各ユーザーが確立している「ファイル保存のルール」(どこのフォルダ―のどのようなファイル名を付けて保存するか)も、時間の経過とともにルールが曖昧になっていきます。これが「あれ、あのファイルはどこに保存したのかな?」の大きな原因です。また最近の安価な保存用HDの普及は、ユーザーが簡単に新しいフォルダを作成し、そこにファイルを格納してしまいます。いつのまにか似たような名前のフォルダがあちこちに。結果大事なファイル、フォルダの埋没が起こります。

インテリジェント・バインダーは: インテリジェント・バインダーは、ネットワーク上に分散した、埋没したファイル保存フォルダを、ユーザの目に見える形であたかも一か所に集めたように管理します。

見える化: すべてのファイル保存フォルダ階層の見える化を行います。そのおかげで、ユーザーはそれらの見える化したフォルダ階層で、常に効率よく目的の文書を見つけることができます。

ブラウジング不要: インテリジェント・バインダーの画面上の「バインダー」を選択すると、実際の保管場所に自動的に移動します。ユーザーは実際にどこにあるかを意識する必要がありません。


(2) 既存の資産をそのまま活用

簡単登録だけ: 今まで蓄積してきたファイル保存フォルダ階層をそのまま活用。新しく作り直す必要はありません。目的のフォルダ階層を「バインダー」として登録するだけです。ある「キャビネット」を開けると「バインダー」が並んでいて、ある「バインダー」に目的の保存された文書がある。 つまり、実際のオフィスで日常的に行っている文書管理をそのままPC上に再現したのがインテリジェント・バインダーです。


(3) 簡単な使い方 (完全自動で全文検索可能へ)

全文検索: 今ユーザが実際に使っている既存のファイル保存階層を「バインダー」に登録すると、下部階層を含めて保存されている全ての文書にアクセスし、ファイル情報、そして文書内容を抽出し全文検索環境を構築します。目的の「バインダー」を指定するだけで、あとは全て完全自動でこの登録プロセスを実行します。

使い勝手: 実装している使い勝手、ユーザインターフェースはWindowsに準拠していますので、今までのWindowsの知識・経験ですぐに使い始めることができます。

初心者は: 最初からすべての機能を理解する必要はありません。「若葉マーク」で提供されている機能を選択すれば、すぐに目的のプロセスを開始できます。複数のメニュー階層を追いかけて目的の機能に到着する煩雑さを避けることができます。

初期設定不要: また初期設定が不要*1ですので、インストール後に容易に作業が開始できます。必要なサンプルデータを含んでいますので、実際の業務に適した形で簡単に拡張することができます。


(4) 文書管理機能のスケールアップ 

文書内容の自動抽出: 全ての文書は、「バインダー」に整理する際に文書内容を抽出しDBに保存しますので、自動的に全文検索の対象になります。

写真や画像も簡単整理: また今まで外部情報を付けにくかった写真、イメージ、Fax,そして電子化した紙文書などに、キーワード、カラーコード、そして説明文などを簡単に付加することができます。

写真や画像も検索可能: これらの外部情報は全て検索対象ですから、大量の写真などの整理する場合、管理効率が飛躍的に上がります。

組織としての文書管理が容易に: 文書保存フォルダ階層を「バインダー」として登録することで、すべてのアクティブな文書保存エリアの見える化(集中)を実現します。この結果、今までのような不必要な重複したフォルダ階層の作成を避けることができます。またバックアップをはじめ、システム更新の際にも見落としが発生しませんので、組織としての文書管理の精度を高めることができます。

アクセス権の管理: ユーザー権限により、文書へのアクセスがコントロールできます。重要書類の一般ユーザーへの閲覧を禁じる、コピー、書き換えを制限するなど柔軟に対応できます。


(5) 電子化された紙文書の再利用の活性化 

「一度整理した文書は必ず見つかります」。これは組織にとって大変大きな効果をもたらします。従来のような貴重な時間の無駄使いである、目的の文書が見つからず新たに作成しなおす、または古いバージョンをアップデートする。そしてまた多くの貴重な時間を探すためだけの作業に浪費しています。これらの目に見えない無駄は、多くの組織で多大なコストの無駄として問題化しています。インテリジェント・バインダーはこれらの無駄を大幅に削減します。

近年多くの企業で紙文書の電子化を行っています。文書管理の効率化を考えると、大変重要なステップです。ただ多くの電子化した文書は、多くの場合通し番号、または簡単なファイル名で分散保存しているのが現状です。電子化した文書には、キーワード、説明文などが付加しにくいので、そのままでは検索対象には不向きです。そのため、必要な場合は、それらの数多くの保存フォルダにアクセスし、通し番号・ファイル名をもとに見当を付け、ファイルを開いて確認するとても手間のかかるステップです。そのため多くの組織では、紙文書の電子化の「しっぱなし」で、再利用の効果を上げていません。インテリジェント・バインダーが提供する、使いやすい外部情報(キーワード、カラーコード、説明文など)付加機能で、すべての電子化された紙文書が検索可能になり、再利用の効率化を実現できます。








(6) 高度な検索機能(「詳細検索」、「ブックマーク」、「スマートバインダー」、「検索履歴」) 

詳細な検索で探せる: 「詳細検索」は文書整理日時、更新日時を含め、文書名、キーワード、カラーコード、説明文、そして文書内容で検索をかけることができます。この「詳細検索」は、指定した「バインダー」内のすべての下部階層に対して行えますので、検索漏れがありません。また、中間の下部階層から始めることで、検索時間を短くすることができます。

いつも使う検索方法は「ブックマーク」で: 「ブックマーク」機能は、上記の「詳細検索」条件を記録したものです。使用する頻度の高い検索条件を、いつでも、だれもが同じ条件で目的の文書を見つけることができます。

よく使うバインダーは「スマートバインダー」で: 「スマートバインダー」は、「しおり」と目的のバインダーを組み合わせたものです。いちいち目的のバインダーを探す必要、記憶している必要がありません。「スマートバインダー」リストから選択するだけで、すぐにそのバインダーに移動し、設定された条件で検索を実行し、目的の文書の一覧を表示します。

「検索履歴」でいつでもバック: インテリジェント・バインダーは、常にユーザーがどのような条件でどのバインダーで検索を実行したか記憶しています。「検索履歴」一覧で、すぐに以前のステップへ戻ることができます。


(7) 関連文書機能

関連文書機能でまとめは簡単: ユーザーは、各文書に関連したものを「関連文書」として結び付けることができます。この機能はバインダーの枠を超えて実行できます。例えば旅費精算書と、別のバインダーに保存されているスキャンした領収書を関連つけることが簡単にできますので、事務管理効率の向上が期待できます


(8) ZIP機能の取り込み

圧縮解凍機能も内蔵: インテリジェント・バインダーには、Zipファイル作成、ZIPファイル解凍機能が組み込まれています。外部アプリに頼ることなく、すべてを内部で処理できます。

特にMS-Outlookなどで受け取ったZipされた添付ファイルの解凍には便利な機能です。また複数の文書をZipでまとめ、添付ファイルとして直接送信できます。


(9) 誤送信防止機能

二重の誤送信防止機能で安全: インテリジェント・バインダー内に整理された文書を、MS-Outlookから添付ファイルとして直接送信することができます。その際に内蔵された二重の誤送信防止機能を活用できます。「ボタン一つで企業や組織にとって取り返しのつかない重大な間違いや情報漏洩」を避けることができます。






(10) MS-Office、MS-Outlookとの直接連携

アプリとの連携で安全に使いやすく: MS-Office、MS-Outlookとは双方向で直接連携しています。MS-Officeからバインダー内のファイル一覧の表示、「上書き保存」、「名前を付けて保存」などが直接実行できます。

MS-Outlookで着信したメール、添付ファイルを、直接インテリジェント・バインダーに整理することができます。大量のメール・添付ファイルを効率よく整理・検索することが可能になります。

また二重の誤送信防止機能で、保存されている文書を添付ファイルとして安心してMS-Outlookで発信できます。








(11) 電子化した紙文書、受信したFAXの整理

大量スキャナー電子文書も簡単整理: スキャナーを通して電子化した紙文書を、インテリジェント・バインダーに整理することができます。その際に、必要なキーワード、カラーコード、説明文などを付加することができます。これらの外部情報は全て検索対象ですので、大量の電子化された紙文書の整理は大変効率的になります。

受信したFAXも、同様にキーワード、カラーコード、説明文を付加し検索の対象とすることができます。


(12) リスクフリー(Risk-Free)で活用

既存の資産を活用するだけです: インテリジェント・バインダーは、既存のWindowsフォルダ階層をそのまま活用します。今まで蓄積した全ての文書を含めたフォルダ階層を、そのままバインダーとして使用します。コピー、貼り付けなどは必要ありません。

リスクフリーです: インテリジェント・バインダーは、保存されている文書には何ら変更を加えません。抽出した文書内容、キーワードなどの外部情報は、別のDBに記録されます。そのため必要であればいつでも元の状態に戻せます。



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